Mikrogranty: nabór III. Pytania i odpowiedzi

To ogólnomiejski program wsparcia oddolnych inicjatyw lokalnych, w ramach którego mieszkańcy i mieszkanki miasta mogą realizować swoje pomysły na społeczne działania we Wrocławiu.  

W ramach programu istnieją trzy ścieżki, w ramach których można zgłaszać swoje pomysły. Ścieżkę dla osób fizycznych i grup nieformalnych prowadzi Wrocławski Instytut Kultury. Więcej o tej ścieżce przeczytasz TUTAJ. Pozostałe dwie: Mikrogranty NGO i Mikrogranty młodzieżowe, koordynuje Fundacja Umbrella.  

Co roku prowadzimy trzy nabory: w lutym, maju i we wrześniu – ostatni w tym roku nabór ruszy 1 września. Wybrane projekty z czterech obszarów otrzymają od nas nie tylko wsparcie finansowe (do 5 000 złotych brutto), lecz także pomoc w kwestiach administracyjnych, organizacyjnych, prawnych, promocyjnych i logistycznych.

Oprócz wsparcia Waszych pomysłów Mikrogranty to również tzw. „warsztat projektowy”, który skupia się na edukowaniu i sieciowaniu osób oraz grup (Mikroagora) realizujących swoje pierwsze projekty społeczne. 

Więcej o ścieżce dla osób fizycznych i grup nieformalnych znajdziesz na głównej stronie TUTAJ 

W Mikrograntach realizowanych z Wrocławskim Instytutem Kultury mogą wziąć udział: pełnoletnie osoby fizyczne, pełnoletnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz nieformalne grupy osób fizycznych z dorosłym przedstawicielem. W programie nie mogą wziąć udziału instytucje miejskie i regionalne. 

Jeśli chodzi o formalne stowarzyszenia i fundacje, to zapraszamy do udziału w ścieżce Mikrograntów NGO, a jeśli jesteś częścią grupy młodzieżowej, to możecie złożyć wniosek w Mikrograntach młodzieżowych.

Zgłosić do nas swój pomysł! W trakcie trwania naboru należy wypełnić formularz, który znajdziesz na stronie mikrogranty-wnioski.instytutkultury.pl. 

W razie jakichkolwiek wątpliwości i problemów skontaktuj się z nami – telefonicznie (+48 71 712 75 72) lub mailowo (mikrogranty@instytutkultury.pl). Możesz też wziąć udział w spotkaniach informacyjnych online i na żywo, podczas których rozmawiamy o pomysłach na projekty, informujemy o szczegółach współpracy z nami i pomagamy w jak najlepszym dopracowaniu inicjatywy. Zachęcamy również, by skonsultować się z nami mailowo, telefonicznie lub spotykając się w naszej siedzibie w Barbarze. 

Uwaga! Formularz jest aktywny tylko podczas trwania naboru! 

Do programu przyjmujemy bardzo różnorodne propozycje inicjatyw, z zakresu animacji, rekreacji, aktywizacji społecznej, edukacji, związanych z wszystkimi dziedzinami sztuki oraz inne o charakterze kulturotwórczym. Mogą to być różnego rodzaju warsztaty, spotkania, gry miejskie, spacery itp. Najważniejsze, by angażowały do wspólnego działania mieszkańców i mieszkanki wrocławskich osiedli!   

Szukasz inspiracji? Sprawdź projekty, które współorganizowałyśmy dotychczas. Znajdziesz je w zakładce „zainspiruj się” na naszej stronie. Możesz też odwiedzić nasze kanały społecznościowe (Facebook i Instagram).

Nie przyjmujemy do programu propozycji inicjatyw związanych z budową infrastruktury (takie pomysły można zgłaszać w ramach, np. Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego). 

W ramach Mikrograntów nie współorganizujemy rocznic, konkursów, projektów infrastrukturalnych, projektów o charakterze stricte komercyjnym, politycznym lub wyznaniowym, okolicznościowych/towarzyskich spotkań organizacji lub wąskiej grupy zainteresowanych (np. wydarzeń organizowanych dla uczniów konkretnej szkoły, członków konkretnego Klubu Seniora itd.), projektów tożsamych z Twoją działalnością gospodarczą (i/lub Twojego partnera/-ki, jeżeli jesteście grupą nieformalną). 

W ścieżce dla osób fizycznych i grup nieformalnych realizujemy inicjatywy poza osiedlem Stare Miasto i będziemy z Wami działać na czterech obszarach, dawnych dzielnicach Wrocławia: Fabrycznej, Psim Polu, Śródmieściu i Krzykach. 

Maksymalna kwota dofinansowania Twojego projektu to 5000 zł brutto. Poza tą kwotą możesz liczyć na nasze wsparcie w sprawach, które będą dla Ciebie problematyczne lub w których możemy się z Tobą podzielić doświadczeniem, np. w działaniach administracyjnych, prawnych, logistycznych i promocyjnych. Możemy Cię również wesprzeć i pomóc w zdobyć partnerów projektu – promocyjnych, organizacyjnych, finansowych, co może podnieść wartość Twojej inicjatywy. 

Daty realizacji projektów różnią się w zależności od naboru, w ramach którego będą realizowane. 

Inicjatywy z wrześniowego naboru powinny trwać nie dłużej niż do 15 grudnia 2023 roku. 

Przemyśl, kiedy należy zacząć przygotowania, do kiedy musisz postarać się o niezbędne zgody, zrobić zakupy, stworzyć materiały graficzne promujące Twoją inicjatywę, przeprowadzić projekt i go rozliczyć. Rozplanuj to w czasie tak, żeby ze wszystkim zdążyć. Pamiętaj, że realizując działania w plenerze, musisz ustalić, kto jest zarządcą danej przestrzeni, z której zamierzasz korzystać – będziemy potrzebować jego/ich zgody na działanie (w razie potrzeby pomożemy Ci ją zdobyć). Pomyśl też o tym, czy na wydarzeniu potrzebny będzie prąd (i skąd możesz go podłączyć – np. w większości parków jest taka możliwość, w budżecie potrzebujesz jednak zaplanować koszt usługi elektrycznej). 

Jeśli planujesz działania plenerowe zwłaszcza wczesną wiosną, jesienią lub zimą, pogoda bywa nieprzewidywalna. Warto zatem zaplanować ewentualne zastępcze, zadaszone miejsce lub inny termin realizacji Twojego działania. 

Oczywiście. Jeśli w trakcie realizacji Twojego projektu okaże się, że istnieje stowarzyszenie i/lub grupa nieformalna, z którą możesz współpracować z korzyścią dla Twojego pomysłu, to zaproś je/ją do bycia partnerem w Twoim projekcie! 

Charakter takiej współpracy może być rozmaity: możecie wspierać się w posiadanym sprzęcie, kontaktach czy po prostu doświadczeniach. Pamiętaj jednak, że nie wolno składać i realizować tego samego projektu w dwóch ścieżkach, zarówno jako osoba fizyczna/grupa nieformalna oraz organizacja pozarządowa. 

Możesz starać się o udział w programie jedynie wtedy, kiedy Twój pomysł nie jest tożsamy z profilem Twojej działalności gospodarczej.  

Na przykład: jeśli Twoja firma zajmuje się prowadzeniem warsztatów technik ceramicznych, nie możesz złożyć pomysłu na przeprowadzenie przez siebie projektu związanego z tematem nauki ceramiki czy tworzenia naczyń ceramicznych. Z kolei, jeśli jesteś właścicielem/-ką firmy informatycznej, i nie zajmujesz się działaniami edukacyjnymi, a chcesz zrobić na swoim osiedlu sąsiedzki projekt integracyjny – Twoja działalność nie jest przeszkodą, możesz startować w programie! 

Ograniczenia te wynikają z niekomercyjnego charakteru naszego programu i zgłaszanych do niego działań. Zatem jeśli prowadzisz działalność, która stanowi główne lub jedno ze źródeł Twojego utrzymania, nie powinieneś/-aś z taką inicjatywą startować do Mikrograntów, żeby uniknąć wątpliwości, czy nie ma to służyć reklamie tego, czym właśnie na co dzień odpłatnie się zajmujesz. 

Tak, jeśli nie masz polskiego obywatelstwa, a przebywasz w Polsce i chcesz realizować projekt we Wrocławiu, możesz starać się o udział w programie. Wystarczy, że możesz jako osoba pełnoletnia, posiadająca zgodę na pobyt w Polsce, podpisywać w swoim imieniu umowy i porozumienia.  

Pamiętaj, że wniosek musi być wypełniony w języku polskim, wszystkie umowy również zawieramy w tym języku. Jeśli potrzebujesz z tym pomocy, poszukaj jej w swoim najbliższym otoczeniu – wśród organizacji i instytucji działających z osobami uchodźczymi/migranckimi. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest też stworzenie międzykulturowej stworzenie grupy nieformalnej. 

Oczywiście! Inne miejsce zameldowania i/lub pobytu nie stoi na przeszkodzie – możesz śmiało przyjechać do Wrocławia tylko na czas trwania Twojego projektu, bo ważne jest, żeby działania w nim zaplanowane miały miejsce na terenie miasta (poza obszarem osiedla Stare Miasto).  

Tak, ale tylko mała jego część i tylko wtedy, gdy ma to uzasadnienie dla działań zawartych w projekcie. Przykładowo:  
Las Ratyński i Pawłowicki znajdują się częściowo w obszarze miasta, częściowo poza nim, więc działania rozpisane na tym terenie nie są błędem formalnym. Większość zadań w ramach inicjatywy powinna jednak odbywać się we Wrocławiu. 

Śmiało możesz ubiegać się o ponowny udział. Warto jednak zadbać o rozwój swojej inicjatywy, wzbogacić ją o nowe elementy, nie powielać w całości wykorzystanej formuły. Warto, w jego realizacje zaangażować nowe osoby lub organizacje. Możesz też otworzyć się na inną grupę odbiorców lub rozszerzyć obszar działania. Pamiętaj też, że aby zgłosić nowy pomysł musisz najpierw rozliczyć się z wcześniejszego 

Tak, nie ma żadnych przeciwwskazań formalnych. Jeśli Twój pomysł nie przeszedł do kolejnego etapu, możesz startować w kolejnym naborze. Ale popracuj nad nim tak, by dostać więcej punktów – zgłoś się na konsultacje lub napisz prośbę o udostępnienie szczegółowej oceny komisji. 

Formularz wniosku na stronie mikrogranty-wnioski.instytutkultury.pl jest aktywny dopiero w okresie naborów. Nie martw się, jest całkiem prosty.  

Podstawowy wzór znajdziesz TUTAJ. W zależności od naboru zmieniamy w nim podpowiedzi w poszczególnych polach i grafiki, ale struktura pozostaje taka sama. 

W jednym naborze możesz pod swoim imieniem i nazwiskiem złożyć maksymalnie jeden wniosek, nawet jeśli zgłosisz do nas dwa różne projekty. 

Nie, wnioski przyjmujemy tylko poprzez system elektroniczny. Jeśli coś w systemie nie działa, śmiało napisz do nas na adres e-mail: mikrogranty@instytutkultury.pl 

Kwotę 5 000 zł brutto możesz przeznaczyć na opłacenie: honorariów i wynagrodzeń za działania prowadzone w projekcie (np. dla osób koordynujących, prowadzących warsztaty, projektujących grafikę i innych zaangażowanych ekspertów i ekspertek), zakwaterowania i wyżywienia oraz transportu osób (np. prowadzących warsztaty), które na spotkania przyjeżdżają spoza Wrocławia (ale nie zakupu paliwa do auta czy zakupu biletów MPK, wynajęcia roweru miejskiego lub hulajnogi), koszty towarów i usług oraz wynajmu sprzętu oraz przestrzeni niezbędnych do wcielenia Twojej inicjatywy w życie.  

W ramach budżetu możesz zakupić też wszystkie konieczne materiały oraz zaplanować promocję (np. druk plakatów i ulotek, zaprojektowanie strony www – ale bez zakupu domeny i serwera, złożenie publikacji książkowej lub internetowej, dokumentacja zdjęciowa, filmowa i dźwiękowa etc.). Część kwoty możesz przeznaczyć na niezbędne ubezpieczenia i/lub koszty opłacenia praw autorskich.

Pełną listę kwalifikowalnych kosztów znajdziesz w załączniku nr 1 do regulaminu każdego z naborów. Jeśli nie masz pewności, czy planowanych przez Ciebie koszty się kwalifikują, napisz lub zadzwoń – odpowiemy na Twoje pytania!

Tak, możesz zaplanować w budżecie wynagrodzenie za swoją pracę. Zachęcamy, by było ono proporcjonalne do całościowej kwoty naszego wsparcia i innych wydatków zaplanowanych w Twoim projekcie. Pamiętaj, że komisja zwraca na to uwagę, ale na pewno nie zdyskwalifikuje inicjatywy za zawarcie w jej budżecie Twojego wynagrodzenia. 

W Mikrograntach nie możemy zakupić środków trwałych (przedmiotów, które zużywają się dłużej niż 12 miesięcy). 

Niemożliwy jest więc zakup sprzętów takich jak: 

• specjalistyczne maszyny, narzędzia techniczne, elektryczne takie jak: np. wiertarki, agregaty prądotwórcze, szlifierki, roboty kuchenne, blendery, kuchenki, sprzęty foto i wideo;
• materiały i produkty możliwe do własnoręcznego wykonania w ramach działań projektowych, które służą do realizacji jego celów np. gotowe meble (stoły, szafki, siedziska, skrzynie), elementy małej architektury (np. ławki tablice, materiały doposażające przestrzeń, w której mają odbywać się działania);
• gotowe publikacje, np. książki czy gry. 

Jeśli potrzebujesz w swoim projekcie wykorzystać np. kamerę, głośniki, szlifierkę itd., zaplanuj koszt ich wynajmu, a nie zakupu! W ramach mikrograntowego budżetu nie możesz kupić nagród dla uczestników i uczestniczek swoich działań, ale możemy wyprodukować dla nich wszystkich gadżety np. torby, pocztówki z grafiką projektu. Pełną listę kwalifikowalnych kosztów znajdziesz w załączniku nr 1 do regulaminu każdego z naborów. 

Jeśli nie masz pewności co do planowanych przez siebie kosztów, napisz lub zadzwoń – odpowiemy na Twoje pytania! 

Nie, wkładem własnym nie muszą być pieniądze. Twoim wkładem w projekt może być praca Twoja i/lub współpracujących z Tobą osób. Poza tym może być to przestrzeń lub sprzęt, które udostępniasz na potrzeby projektu (należące do Ciebie albo do Twojego partnera). Wkład własny to również wszystko, co kupujesz na potrzeby projektu – z pieniędzy swoich, sponsora lub innego partnera. 

Pamiętaj, że o sponsorach oraz partnerach, których zaprosimy do współpracy, zadecydujemy wspólnie. 

Tak, ale we wniosku musi być to wyraźnie zaznaczone. Twój projekt nie może być jednocześnie finansowany z budżetu Urzędu Miasta i Gminy Wrocław lub innej jednostki/instytucji miejskiej działającej w naszym mieście. 

Takie projekty niestety zostaną zdyskwalifikowane ze względu na wymogi formalne, które podkreślamy w regulaminie. 

Jeśli finansowanie pojawi się już w trakcie realizacji projektu – koniecznie nam to zgłoś, a my sprawdzimy, czy nie będzie to przeszkodą w jego rozliczeniu. 

W takiej sytuacji jak najszybciej skontaktuj się z nami. Najlepiej napisz wiadomość na adres: mikrogranty@instytutkultury.pl lub zadzwoń do naszej siedziby – Barbary (Świdnicka 8B): 71 712 75 72 

Wszystkie wnioski są oceniane przez zewnętrzne i niezależne komisje. W każdym z naborów zbieramy cztery komisje właściwe dla poszczególnych obszarów, w których można zgłaszać wnioski. W skład każdej komisji wchodzą cztery osoby reprezentujące np.: Wrocławski Instytut Kultury, jednostki budżetowe Gminy Wrocław, środowiska Rad Osiedli, organizacje pozarządowe i/lub realizatorów projektów z poprzednich naborów programu. W każdej komisji dwójka jurorów/-ek jest stała, a dwie osoby zmieniają się w zależności od obszaru, w którym realizowane będą działania. 

Dla każdego naboru powoływany jest inny skład oceniających. Skład komisji zawsze po zakończeniu naboru. 

Praca komisji dzieli się na dwa etapy. W pierwszym z nich jury ocenia wnioski, przyznając punktację według określonych kryteriów (→ patrz niżej). Od punktacji przyznanej przez wszystkich odejmujemy najwyższą i najniższą notę.  

W etapie drugim komisja poddaje ponownej ocenie i dyskusji 50% najlepiej ocenionych wcześniej wniosków. W trakcie obrad projekty zostają poddane ponownej ocenie, jurorzy i jurorki przyznają im punkty od 0–10, a najwyżej ocenione projekty zostają poddane negocjacji 

Kryteria, które będą brane pod uwagę, to: 

• Temat i uzasadnienie (maks. 25 punktów) – pamiętaj, żeby jasno i zwięźle opisać swoją inicjatywę. Jakie są jej założenia, jaki jest jej cel? Postaraj się tak sformułować koncepcję swojego projektu, aby była jasna i spójna z proponowanymi przez Ciebie działaniami. Napisz do jakiej grupy odbiorców kierujesz swój pomysł.
  Pomyśl, czy Twoja inicjatywa odpowiada na potrzeby danej społeczności. Ważne jest również, czy zaproponowany temat ma uzasadnienie w wiedzy lub doświadczeniu Twoim lub osób, z którymi działasz oraz czy jest dla Ciebie/ Was rozwijający. 

• Dopasowanie form, metod i narzędzi do tematu oraz grupy odbiorców (maks. 25 punktów) – zastanów się, w jaki sposób i jakimi metodami możesz osiągnąć zamierzony przez siebie cel. Zastanów się, czy to, co proponujesz, pomoże w tworzeniu i pogłębianiu więzi społecznych oraz rozwijaniu umiejętności związanych z aktywnym wpływem na rzecz lokalnej społeczności oraz otoczenia, w którym chcesz działać.
  Ważne jest, żeby dobrze zaplanować swoje działania w czasie i jak najlepiej wykorzystać miejsce, w którym się one odbędą. Nie zapomnij o działaniach promocyjnych, aby informacja o Twoim pomyśle dotarła do wybranej przez Ciebie grupy, a także żeby dowiedziały się o niej inne organizacje, które w przyszłości mogą wesprzeć Twoje działania. 
• Zaangażowanie mieszkańców i mieszkanek Wrocławia (maks. 15 punktów) – Twój pomysł zostanie lepiej oceniony, jeśli w proces jego realizacji zaangażujesz mieszkańców i mieszkanki miasta w sposób aktywny. Dobrze, jeśli planując swoją inicjatywę, pomyślisz o zaproszeniu do niej często pomijane grupy np. zróżnicowanych pod względem narodowości, wyznań czy wieku (od najmłodszych do osób starszych). Pamiętaj również o tym, że jeżeli zaplanowałeś/-łaś realizację swojej inicjatywy na danym obszarze (np. Psie Pole), to większość działań w ramach projektu powinna się odbyć właśnie w tym miejscu. 
• Potencjał rozwojowy i upowszechnianie (maks. 15 punktów) – pomyśl, jak możesz podzielić się efektem swojego projektu z szerszą grupą odbiorców. Zastanów się, jak możesz przekazać zdobytą wiedzę i doświadczenie osobom potencjalnie zainteresowanym podjęciem podobnych działań. Czy w Twojej okolicy nie ma wydarzenia o podobnym charakterze? Czy Twoja inicjatywa wzbogaci działania kulturalne w Twoim sąsiedztwie? W jaki sposób to osiągniesz? 
• Uzasadnione koszty realizacji (maks. 10 punktów) – pamiętaj, żeby zaplanować zakup towarów, usług adekwatnie do swojego pomysłu. Budżet projektu powinien mieć odzwierciedlenie w rzeczywistości – skalkuluj go dokładnie i zastanów się, czy wszystkie koszty są uzasadnione pod względem charakteru projektu, liczby uczestników i uczestniczek oraz czasu trwania działań. 
• Wkład własny wnioskodawcy lub wnioskodawczyni (maks. 5 punktów) – Twój pomysł otrzyma więcej punktów, jeśli zaangażujesz się w projekt poprzez swoją pracę, udostępnienie sprzętu albo przestrzeni (Twojej lub Twojego partnera). Nie zapomnij też o zaangażowaniu zaprzyjaźnionych Ci wolontariuszy/-ek. 

• Wykorzystanie infrastruktury powstałej w ramach Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego (maks. 5 punktów) – możesz otrzymać dodatkowe punkty, jeśli Twój pomysł zakłada wykorzystanie infrastruktury powstałej w ramach WBO od 2014 roku. Zastanów się, czy możesz zrealizować planowane działania, wykorzystując miejsce lub miejsca z w/w infrastruktury, uzupełniając ich funkcję o program animacyjny czy społeczny. Pamiętaj, że takie działania powinny być dopasowane do charakteru wybranego miejsca i odpowiadać jego przeznaczeniu. 

Jeśli jesteś w stanie to oszacować, wpisz ją we wniosku, ale nie jest to konieczne. Jeśli planujesz warsztaty i wiesz, że liczba uczestników/-czek nie będzie w nim duża, możesz taką informację zawrzeć wraz z uzasadnieniem; ważne jest też, żebyś określił/-a, jak zamierzasz do nich trafić i jak chcesz przeprowadzić rekrutację.

Planując działania, nie koncentruj się na już istniejącej i zamkniętej grupie, np. uczniach konkretnej klasy, seniorach spotykających się w konkretnym Klubie Seniora, członkach konkretnego stowarzyszenia itd. Cechą wydarzeń organizowanych w ramach projektów mikrograntowych jest ich otwarta formuła.

Od kilku lat we Wrocławiu istnieje Wrocławski Budżet Obywatelski, w ramach którego mieszkanki i mieszkańcy mogą zgłaszać do realizacji projekty inwestycyjne. Planując swój projekt, możesz wykorzystać powstałą w ramach WBO infrastrukturę, np. organizując na jej terenie lub z jej wykorzystaniem jedno z wydarzeń, a nawet koncentrując wokół niej cały program działań. 

Pamiętaj, że punkty za wykorzystanie WBO dostaniesz tylko wtedy, kiedy jest ono uzasadnione w merytorycznej części projektu. Przykładowo, jeśli planujesz warsztaty fotograficzne dla mieszkańców i mieszkanek i piszesz, że jednym z fotografowanych miejsc będzie infrastruktura WBO, komisja może nie przyznać Ci punktów.  

Przygotowałyśmy też mapę (dostępną TUTAJ), na której znajdziesz specjalnie przez nas stworzoną i wyselekcjonowaną listę projektów zrealizowanych w ramach WBO – sprawdź, jakie inwestycje zostały zrealizowane na obszarze, jaki wybrałeś/-aś dla swojego projektu i pomyśl o tym, w jaki sposób je wykorzystać. 

Listę rankingową inicjatyw, które po dwóch etapach oceny komisji przeszły do etapu negocjacji, opublikujemy na naszej stronie w ciągu maksymalnie 4 tygodni od dnia zakończenia naboru wniosków. Wyniki ostatniego w tym roku naboru planujemy ogłosić do 6 października. 

Gratulacje! Jeśli Twoja inicjatywa okazała się jedną ze zwycięskich, zostaniesz zaproszony/-a do negocjacji. Na tym etapie spotkasz się z zespołem Mikrograntów, żeby porozmawiać o swoim projekcie, ustalić możliwości jego realizacji, doprecyzować harmonogram i budżet swojej inicjatywy, omówić zasady współpracy etc.

Pamiętaj o wszystkich dokumentach niezbędnych do wzięcia udziału w tym etapie! Jeśli złożyłeś/-aś wniosek wraz z grupą nieformalną, niezbędne na negocjacjach będzie pełnomocnictwo podpisane przez wszystkich członków/-inie grupy. 

Przygotuj też koniecznie szkic pliku z budżetem i harmonogramem, który otrzymasz mailem od koordynatorek programu. Przed spotkaniem zapoznaj się raz jeszcze z treścią Regulaminu oraz pomocniczymi infografikami, które znajdziesz na stronie www.instytutkultury.pl/mikrogranty. 

Jako Wrocławski Instytut Kultury współorganizujemy Twój projekt, co oznacza, że wspólnie pracujemy nad jego pomyślnym przeprowadzeniem – pomagamy w administracji, księgowości, logistyce i promocji, wspólnie staramy się o zgody i pozwolenia, ale też wymagamy od koordynatora czy koordynatorki terminowości i wywiązywania się ze zobowiązań, które ustalamy na początku współpracy. Za każdym razem wygląda ona nieco inaczej, w zależności od typu projektu, zaplanowanych w nim działań oraz Twoich oczekiwań i umiejętności. Jesteśmy z Tobą w stałym kontakcie i gdy tylko pojawiają się nowe pomysły czy trudności, czekamy na znak od Ciebie, by dobrze wspólnie przygotować się do ich rozwiązania czy wdrożenia. 

Szczegółowe oceny komisji będą dostępne na Twoim koncie, które zakładasz w naszym systemie podczas składania projektu. Jeśli masz pytania lub wątpliwości, możesz oczywiście odezwać się do nas pisząc na adres mikrogranty@instytutkultury.pl. 

Jako że Wrocławski Instytut Kultury jest instytucją publiczną jesteśmy zobowiązani do szczegółowego rozliczania się z przekazanych nam środków i tego samego musimy oczekiwać od naszych partnerów, czyli – w przypadku współorganizacji projektu mikrograntowego – od Ciebie. Jeśli konkretne zapisy w umowie są niezrozumiałe lub budzą Twoje wątpliwości, zwróć się z pytaniem bezpośrednio do nas – telefonicznie lub mailowo (mikrogranty@instytutkultury.pl).

Prawa do Twojego projektu pozostają przy Tobie. Możesz z niego swobodnie korzystać oraz w przyszłości realizować go pod zmodyfikowaną nazwą z dowolnym partnerem/–ami (jednak nie powinniście wtedy materiałów powstałych w ramach naszego wspólnego projektu, udostępniać odpłatnie). Pomiędzy udzieleniem licencji a wyzbyciem się praw jest taka różnica, jak pomiędzy zawarciem umowy sprzedaży (przekazanie praw) a umowy najmu (udzielenie licencji). My mamy prawo do korzystania z Twojego projektu, ale tylko w zakresie niezbędnym do jego realizacji, jak również archiwizacji, dokumentacji, informacji czy promocji. Licencja jest nam niezbędna do mówienia o Twoim działaniu oraz chwalenia się nim po jego zakończeniu. Dzięki niej możemy też np. korzystać z jego fragmentów, łączyć je z innymi dziełami lub dokonywać tłumaczeń. 

Na etapie negocjacji będziemy potrzebować zaktualizowanego harmonogramu i budżetu Twojego projektu – być może coś się zmieniło od kiedy zgłosiłeś/-aś swoją inicjatywę.  

Wyślemy Ci specjalną instrukcję jak przygotować dla nas ten plik. Wzór tabelki budżetowej znajdziesz TUTAJ 

W rubryce „DZIAŁANIE” wpisz główne składowe swojego projektu, np. „przygotowanie wydarzenia”, „przeprowadzenie wydarzenia”, „promocja projektu.” W rubryce „ZADANIE” wpisz pomniejsze czynności, które składają się na „większe działanie”, np. kolportaż plakatów, pozyskanie partnerów, zakup materiałów. W rubrykach „KOSZTY” zaznacz, kto zapewnia dane działanie (kto pokrywa koszty, kto zapewnia kontrahenta lub materiały). Do wyboru masz siebie albo nas (w przypadku, gdy to Wrocławski Instytut Kultury płaci za zakupy lub opłaca wynagrodzenia czy usługi).  

Jeśli masz wątpliwości, czy dobrze wypełniłeś/-aś harmonogram – nie wahaj się i napisz do nas przed spotkaniem, zapoznaj się też z instrukcją, którą wysłałyśmy Ci w mailu po ogłoszeniu wyników. 

Rama promocyjna jest swego rodzaju „znakiem jakości Mikrograntów”. Dzięki charakterystycznemu logotypowi naszej instytucji oraz partnerów na pierwszy rzut oka można rozpoznać, że ze sobą współpracujemy. 

Poprawną ramę graficzną i zasady jej użycia wysyłamy mailowo po negocjacjach.  

Grafiki promujące projekt (np. logo, ulotki, plakaty, materiały na FB) możesz projektować sam/-a (jeśli masz takie umiejętności i możliwości) lub zaplanować w swoim budżecie wynagrodzenie dla grafika/-czki, który wykona dla Ciebie takie projekty. Jeśli znasz kogoś, komu chcesz zlecić takie zadanie, to możesz nawiązać współpracę z taką osobą – my zajmiemy się podpisaniem umowy (najczęściej o dzieło). Jeśli nie masz żadnych pomysłów na osobę zajmującą się grafiką, to możemy Ci polecić kilka osób, z którymi mamy doświadczenie współpracy. Pamiętaj, że planując materiały graficzne, warto ująć w budżecie zarówno pracę grafika, jak i koszt wydruku materiałów – plakatów, ulotek czy broszur. 

Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć posługując się przykładem: jeśli chcesz wyświetlić film w ramach kina sąsiedzkiego lub wystawić spektakl w podwórku na podstawie cudzego tekstu, zgodnie z polskim prawem musisz opłacić wszystkie niezbędne licencje oraz uzyskać zgody od ich twórców lub twórczyń.

Podobnie jest w przypadku wykorzystania cudzych dzieł w Twoim mikrograntowym projekcie. W przypadku publicznego odtwarzania musisz również zatroszczyć się o ZAiKS. 

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć i jak to zorganizować – nie przejmuj się. Pomożemy Ci zadbać o niezbędne dokumenty i dotrzeć do odpowiednich instytucji.  

Sprawozdanie wraz z załącznikami trzeba dostarczyć do zespołu Mikrograntów, najpóźniej dwa tygodnie po zakończeniu wydarzeń w ramach Twojego projektu. Wzór sprawozdania składa się z kilku pytań dotyczących projektu. 

Chcemy dowiedzieć się, czy jesteś zadowolony/-a ze swoich działań, jakie masz rekomendacje na przyszłość i co Twoim zdaniem wymaga usprawnienia w działaniu samego programu. Twoje uwagi wykorzystujemy, żeby pomóc kolejnym uczestnikom Mikrograntów oraz ulepszyć sam program, obowiązujące w nim zasady i tryb działania zespołu. 

Prowadzimy na naszej stronie archiwum projektów, do którego tworzenia przydadzą nam się Twoje poprojektowe dokumenty. Wzór sprawozdania znajdziesz na końcu umowy, którą z Tobą podpiszemy. 

Trafiają one zazwyczaj do tzw. „inwentarza Mikrograntów” i są przez nas przechowywane. Dzięki temu osoby realizujące projekty w ramach kolejnych naborów mogą je wykorzystać, nie przeznaczając na nie dodatkowych kosztów. 

W przypadku zakwalifikowania Twojego projektu do Mikrograntów też możesz skorzystać z naszego „inwentarzowego wyposażenia”, co pozwoli Ci oszczędzić środki w swoim budżecie i przeznaczyć je na inne cele. Możesz również zwracać się do nas z prośbą o wypożyczenie zakupionych przez Ciebie sprzętów już po zakończeniu naszego wspólnego działania. 

Jeśli w ramach swojego projektu wytwarzasz elementy, które mają służyć mieszkańcom i mieszkankom dłużej niż czas trwania projektu oraz wymagają konserwacji i opieki (np. siedziska na osiedlu, mural na ścianie), jako współorganizator i partner, ale przede wszystkim inicjator działania będziesz odpowiedzialny za przechowanie ich lub dbanie o ich stan. 

Tak. Ważne jest jednak, że projekt, który realizujesz razem z nami, nie może być jednocześnie wspierany ze środków Urzędu Miejskiego, w tym ze środków przeznaczonych na budżet Mikrograntów NGO. (patrz pytanie o dodatkowe środki w sekcji „aplikuję”)