Mikrogranty. Ścieżka dla osób fizycznych i grup nieformalnych. 

To ogólnomiejski program wsparcia oddolnych inicjatyw lokalnych, w ramach którego mieszkańcy i mieszkanki miasta mogą realizować swoje pomysły na społeczne działania we Wrocławiu.   

W ramach programu istnieją trzy ścieżki, w których można zgłaszać swoje pomysły. Ścieżkę dla osób fizycznych i grup nieformalnych prowadzi Wrocławski Instytut Kultury. Więcej o tej ścieżce przeczytasz TUTAJ. Pozostałe dwie: Mikrogranty NGO i Mikrogranty młodzieżowe, koordynuje Fundacja Umbrella.   

Co roku prowadzimy trzy nabory. W 2024 roku możecie zgłaszać projekty w następujących terminach: 

1) 1-15 lutego 

2) 1-15 maja 

3) 1-15 września 

Wspólnie realizujemy inicjatywy poza osiedlem Stare Miasto i będziemy z Wami działać na czterech obszarach, dawnych dzielnicach Wrocławia: Fabrycznej, Psim Polu, Śródmieściu i Krzykach. Zależy nam na decentralizacji wydarzeń kulturalnych w mieście, aktywizowaniu społeczności lokalnych oraz odkrywaniu przez nie możliwości do działania na swoich osiedlach, dlatego w mikrograntowych działaniach wyłączamy obszar osiedla Starego Miasta. 

Wybrane projekty z czterech obszarów otrzymają od nas nie tylko wsparcie finansowe (do 5 000 złotych brutto), lecz także pomoc w kwestiach administracyjnych, organizacyjnych, prawnych, promocyjnych i logistycznych. 

Oprócz wsparcia Waszych pomysłów Mikrogranty to również tzw. „warsztat projektowy”, który skupia się na edukowaniu i sieciowaniu osób oraz grup realizujących swoje pierwsze projekty społeczne.  

Więcej o ścieżce dla osób fizycznych i grup nieformalnych znajdziesz na głównej stronie TUTAJ 

W Mikrograntach realizowanych z Wrocławskim Instytutem Kultury mogą wziąć udział: pełnoletnie osoby fizyczne, pełnoletnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz nieformalne grupy osób fizycznych. W programie nie mogą wziąć udziału instytucje miejskie i regionalne.  

Formalne stowarzyszenia i fundacje zapraszamy do udziału w ścieżce Mikrograntów NGO, a jeśli tworzycie grupę młodzieżową, to możecie złożyć wniosek w Mikrograntach młodzieżowych. 

Zgłosić do nas swój pomysł! W trakcie trwania naboru należy wypełnić formularz, który znajdziesz na stronie mikrogranty-wnioski.instytutkultury.pl. Aby to zrobić trzeba się na niej zarejestrować i założyć konto. 

W razie jakichkolwiek wątpliwości i problemów skontaktuj się z nami: telefonicznie (+48 71 712 75 72) lub mailowo (mikrogranty@instytutkultury.pl). Możesz też wziąć udział w spotkaniach informacyjnych online i na żywo, podczas których rozmawiamy o pomysłach na projekty, informujemy o szczegółach współpracy z nami i pomagamy w jak najlepszym dopracowaniu inicjatywy. Zachęcamy również, by skonsultować się z nami mailowo, telefonicznie lub spotykając się w naszej siedzibie w Barbarze.  

Uwaga! Formularz jest aktywny tylko przez określony czas! Podczas każdego naboru zamyka się on o godz. 23:59 15-go dnia (kolejno) lutego, maja i września. 

Do programu przyjmujemy bardzo różnorodne propozycje inicjatyw, z zakresu animacji, rekreacji, aktywizacji społecznej, edukacji, związanych z wszystkimi dziedzinami sztuki oraz inne o charakterze kulturotwórczym. Mogą to być różnego rodzaju warsztaty, spotkania, gry miejskie, spacery itp. Najważniejsze, by angażowały do wspólnego działania mieszkańców i mieszkanki wrocławskich osiedli!    

Szukacie inspiracji? Sprawdźcie projekty, które współorganizowałyśmy dotychczas. Znajdziecie je w zakładce „zainspiruj się” na naszej stronie. Możecie też odwiedzić nasze kanały społecznościowe (Facebook i Instagram).  

Nie przyjmujemy do programu propozycji inicjatyw związanych z budową infrastruktury (takie pomysły można zgłaszać w ramach, np. Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego).  

W ramach Mikrograntów nie współorganizujemy rocznic, konkursów, projektów infrastrukturalnych, projektów o charakterze stricte komercyjnym, politycznym lub wyznaniowym, okolicznościowych/towarzyskich spotkań organizacji lub wąskiej grupy zainteresowanych (np. wydarzeń organizowanych dla uczniów konkretnej szkoły, członków konkretnego Klubu Seniora itd.), wydarzeń jednodniowych (jednorazowych), projektów niewłączających odbiorców do aktywnego udziału, projektów tożsamych z działalnością gospodarczą lidera lub liderki projektu. Szczegółowy spis działań, których nie możecie z nami zrealizować znajdziesz w Regulaminie Mikrograntów w §3 Zasady Współpracy. 

W ścieżce dla osób fizycznych i grup nieformalnych realizujemy inicjatywy poza osiedlem Stare Miasto i będziemy z Wami działać na czterech obszarach, dawnych dzielnicach Wrocławia: Fabrycznej, Psim Polu, Śródmieściu i Krzykach. 

Na tych terenach możecie szukać wsparcia w wielu otwartych na osiedlowe działania punktach. Sporo z nich współpracuje z nami i znajduje się na liście „Miejsc Przyjaznych Mieszkańcom i Mieszkankom”, w których znajduje się odpowiednia do przeprowadzenia inicjatywy infrastruktura (sale warsztatowe, wystawiennicze, sprzęt do pokazów czy nagłośnienie). Aktualną listę miejsc znajdziesz TUTAJ. 

Maksymalna kwota dofinansowania Waszego projektu to 5000 zł brutto. Poza tą kwotą możecie liczyć na nasze wsparcie w sprawach, które będą dla Was problematyczne lub w których możemy się z Wami podzielić doświadczeniem, np. w działaniach administracyjnych, prawnych, logistycznych i promocyjnych. Możemy Was również wesprzeć i pomóc w zdobyciu partnerów projektu – promocyjnych, organizacyjnych, finansowych, co może podnieść wartość Waszej inicjatywy.  

Daty realizacji projektów różnią się w zależności od naboru, w ramach którego będą realizowane.  

Projekty wybrane w ramach: I naboru w 2024 roku muszą zakończyć się do 30 czerwca 2024, te z naboru II powinny zakończyć się do 15 września 2024 roku, a inicjatywy z naboru III do 15 grudnia 2024 roku. 

Przemyślcie, kiedy należy zacząć przygotowania, do kiedy musicie postarać się o niezbędne zgody, zrobić zakupy, stworzyć materiały graficzne promujące Waszą inicjatywę, przeprowadzić projekt i go rozliczyć. Rozplanujcie to w czasie tak, żeby ze wszystkim zdążyć. Pamiętajcie, że realizując działania w plenerze, musicie ustalić, kto jest zarządcą danej przestrzeni, z której zamierzacie korzystać – będziemy potrzebować jego/ich zgody na działanie (w razie potrzeby pomożemy Wam ją zdobyć). Pomyślcie też o tym, czy na wydarzeniu potrzebny będzie prąd (i skąd można go podłączyć – np. w większości parków jest taka możliwość, w budżecie należy jednak zaplanować koszt energii elektrycznej).  

Jeśli planujecie działania plenerowe, zwłaszcza wczesną wiosną, jesienią lub zimą, pogoda bywa nieprzewidywalna. Warto zatem zaplanować ewentualne zastępcze, zadaszone miejsce lub inny termin realizacji Waszego działania.  

Oczywiście. Jeśli w trakcie realizacji Waszego projektu okaże się, że istnieje stowarzyszenie i/lub grupa nieformalna, z którą możecie współpracować z korzyścią dla Waszego pomysłu, to zaproście je/ją do bycia partnerem w Waszym projekcie!  

Charakter takiej współpracy może być rozmaity: możecie wspierać się w posiadanym sprzęcie, kontaktach czy po prostu doświadczeniach. Pamiętaj jednak, że nie wolno składać i realizować tego samego projektu w dwóch ścieżkach, zarówno jako osoba fizyczna/grupa nieformalna oraz organizacja pozarządowa.

Możecie starać się o udział w programie jedynie wtedy, kiedy pomysł na projekt nie jest tożsamy z profilem Waszej działalności gospodarczej – Waszej, to znaczy lidera/-ki projektu, czyli osoby, która składa wniosek w systemie.   

Na przykład: jeśli Twoja firma zajmuje się prowadzeniem warsztatów technik ceramicznych, nie możesz złożyć pomysłu na przeprowadzenie przez siebie projektu związanego z tematem nauki ceramiki czy tworzenia naczyń ceramicznych. Podobnie, jeżeli głównym lub jedynym przedmiotem Twojej działalności są „pozaszkolne formy edukacji nigdzie indziej niesklasyfikowane, edukacji sportowej/artystycznej”, a Twój projekt polega na cyklu warsztatów, spotkań sportowych/zajęć artystycznych – to jest to niezgodne z regulaminem programu. Z kolei, jeśli jesteś właścicielem/-ką firmy informatycznej i nie zajmujesz się działaniami edukacyjnymi, a chcesz zrobić na swoim osiedlu sąsiedzki projekt integracyjny – Twoja działalność nie jest przeszkodą, możesz startować w programie!  

Ograniczenia te wynikają z niekomercyjnego charakteru naszego programu i zgłaszanych do niego działań. Zatem jeśli prowadzisz działalność, która stanowi główne lub jedno ze źródeł Twojego utrzymania, nie powinieneś/-aś z taką inicjatywą startować do Mikrograntów, żeby uniknąć wątpliwości, czy nie ma to służyć reklamie tego, czym właśnie na co dzień odpłatnie się zajmujesz.  

Tak, jeśli nie macie polskiego obywatelstwa, a przebywacie w Polsce i chcecie realizować projekt we Wrocławiu, możecie starać się o udział w programie. Wystarczy, że jako osoby pełnoletnie, posiadające zgodę na pobyt w Polsce, możecie podpisywać w swoim imieniu umowy i porozumienia.   

Pamiętajcie, że wniosek musi być wypełniony w języku polskim, wszystkie umowy również zawieramy w tym języku. Jeśli potrzebujecie pomocy w tej kwestii, poszukajcie jej w swoim najbliższym otoczeniu – wśród organizacji i instytucji działających z osobami uchodźczymi/migranckimi. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest też stworzenie międzykulturowej grupy nieformalnej, w której jedna z osób będzie pełniła również rolę tłumacza/-ki. 

Oczywiście! Inne miejsce zameldowania i/lub pobytu nie stoi na przeszkodzie – możecie śmiało przyjechać do Wrocławia tylko na czas trwania projektu, bo ważne jest, żeby działania w nim zaplanowane miały miejsce na terenie miasta (poza obszarem osiedla Stare Miasto).  

Tak, ale tylko mała jego część i tylko wtedy, gdy ma to uzasadnienie dla działań zawartych w projekcie. Przykładowo:   

Las Ratyński i Pawłowicki znajdują się częściowo w obszarze miasta, częściowo poza nim, więc działania rozpisane na tym terenie nie są błędem formalnym. Większość zadań w ramach inicjatywy powinna jednak odbywać się we Wrocławiu.  

Śmiało możecie ubiegać się o ponowny udział. Warto jednak zadbać o rozwój inicjatywy, wzbogacić ją o nowe elementy, nie powielać w całości wykorzystanej formuły. Warto, w jego realizacje zaangażować nowe osoby lub organizacje. Możecie również otworzyć się na inną grupę odbiorców lub rozszerzyć obszar działania. Pamiętajcie też, że aby zgłosić nowy pomysł w kolejnym naborze musicie najpierw zakończyć formalności związane z realizacją wcześniejszego projektu (rozliczyć zaliczkę, złożyć sprawozdanie).  

Tak, nie ma żadnych przeciwwskazań formalnych. Jeśli pomysł nie przeszedł do kolejnego etapu, możecie startować w kolejnym naborze. Warto jednak popracować nad elementami projektu, które obniżyły punktację – ocenę komisji znajdziecie po zalogowaniu się do systemu składania wniosków. Polecamy też przesłać do nas wniosek do konsultacji przed ponownym złożeniem, sprawdzimy go pod względem formalnym, zwrócimy uwagę na elementy warte dopracowania

Formularz wniosku na stronie mikrogranty-wnioski.instytutkultury.pl jest aktywny dopiero w szczególnym okresie naboru – od 1 dnia kolejno: lutego, maja i września. Nie martwcie się, jest całkiem prosty.  Podstawowy wzór znajduje się TUTAJ. W zależności od naboru zmieniamy w nim podpowiedzi w poszczególnych polach i grafiki, ale struktura pozostaje taka sama.  

W jednym naborze możecie pod własnym imieniem i nazwiskiem złożyć tylko jeden wniosek.  

Nie, wnioski przyjmujemy tylko poprzez system elektroniczny. Jeżeli pojawia się błąd związany z funkcjonowaniem systemu, śmiało napiszcie do nas na adres e-mail: mikrogranty@instytutkultury.pl  

Kwotę 5 000 zł brutto możecie przeznaczyć na opłacenie: honorariów i wynagrodzeń za działania prowadzone w projekcie (np. dla osób koordynujących, prowadzących warsztaty, projektujących grafikę i innych zaangażowanych ekspertów i ekspertek), zakwaterowania i wyżywienia oraz transportu osób (np. prowadzących warsztaty), które na spotkania przyjeżdżają spoza Wrocławia (ale nie zakupu paliwa do auta czy zakupu biletów MPK, wynajęcia roweru miejskiego lub hulajnogi), koszty towarów i usług oraz wynajmu sprzętu oraz przestrzeni niezbędnych do wcielenia Waszej inicjatywy w życie.   

W ramach budżetu możecie zakupić też wszystkie konieczne materiały oraz zaplanować promocję (np. druk plakatów i ulotek, zaprojektowanie strony www – ale bez zakupu domeny i serwera, złożenie publikacji książkowej lub internetowej, dokumentacja zdjęciowa, filmowa i dźwiękowa etc.). Część kwoty możecie przeznaczyć na niezbędne ubezpieczenia i/lub koszty opłacenia praw autorskich.  

Pełną listę kwalifikowalnych kosztów możliwych do pokrycia z budżetu projektu znajdziecie w aktualnie obowiązującym Regulaminie Naboru, który publikujemy na naszej stronie internetowej www.instytukultury.pl/mikrogranty po ogłoszeniu każdego naboru w ciągu roku. W razie wątpliwości skontaktujcie się z nami. Pamiętaj też, że jako instytucja dysponujemy zapleczem sprzętowym, które udostępniamy naszym partnerom. 

Tak, możecie zaplanować w budżecie wynagrodzenie za swoją pracę. Zachęcamy, by było ono proporcjonalne do całościowej kwoty naszego wsparcia i innych wydatków zaplanowanych w Waszym projekcie. Pamiętaj, że komisja zwraca na to uwagę, ale na pewno nie zdyskwalifikuje inicjatywy za zawarcie w jej budżecie Waszych wynagrodzeń.  

W Mikrograntach nie możecie zakupić środków trwałych (przedmiotów, które zużywają się dłużej niż 12 miesięcy).  

Niemożliwy jest więc zakup sprzętów takich jak:  

• specjalistyczne maszyny, narzędzia techniczne, elektryczne takie jak: np. wiertarki, agregaty prądotwórcze, szlifierki, roboty kuchenne, blendery, kuchenki, sprzęty foto i wideo; 
• materiały i produkty możliwe do własnoręcznego wykonania w ramach działań projektowych, które służą do realizacji jego celów np. gotowe meble (stoły, szafki, siedziska, skrzynie), elementy małej architektury (np. ławki tablice, materiały doposażające przestrzeń, w której mają odbywać się działania); 
• gotowe publikacje, np. książki czy gry.  

Jeśli potrzebujecie w swoim projekcie wykorzystać np. kamerę, głośniki, szlifierkę itd., zaplanujcie koszt ich wynajmu, a nie zakupu! W ramach mikrograntowego budżetu nie możecie też kupić nagród dla uczestników i uczestniczek swoich działań, ale możecie wyprodukować dla nich wszystkich gadżety np. torby, pocztówki z grafiką projektu. Pełną listę kwalifikowalnych kosztów znajdziecie w załączniku nr 1 do regulaminu każdego z naborów.  

Jeśli nie macie pewności co do planowanych przez siebie kosztów, napiszcie lub zadzwońcie – odpowiemy na Wasze pytania!  

Nie, wkładem własnym nie muszą być pieniądze. Waszym wkładem w projekt może być praca własna i/lub współpracujących z Wami osób. Poza tym może być to przestrzeń lub sprzęt, które udostępniacie na potrzeby projektu (należące do Was albo do Waszego partnera). Wkład własny to również wszystko, co kupujecie na potrzeby projektu – z pieniędzy swoich, sponsora lub innego partnera.  

Pamiętajcie, że o sponsorach oraz partnerach, których zaprosimy do współpracy, zadecydujemy wspólnie.  

Tak, ale we wniosku musi być to wyraźnie zaznaczone. Wasz projekt nie może być jednocześnie finansowany z budżetu Urzędu Miasta i Gminy Wrocław lub innej jednostki/instytucji miejskiej działającej w naszym mieście.  

Takie projekty niestety zostaną zdyskwalifikowane ze względu na wymogi formalne, które podkreślamy w Regulaminie.  

Jeśli finansowanie pojawi się już w trakcie realizacji projektu – koniecznie nam to zgłoście, a my sprawdzimy, czy nie będzie to przeszkodą w jego rozliczeniu.  

Jeżeli zauważyliście/-łyście błąd w części dotyczącej danych np. błędny numer telefonu lub literówkę w adresie e-mail – zgłoście nam taką sytuację w trakcie trwania naboru. Jak najszybciej skontaktujcie się z nami mailowo pisząc na adres mikrogranty@instytutkultury.pl lub zadzwońcie do naszej siedziby – Barbary (Świdnicka 8B): 71 712 75 72. 

Po zakończeniu naboru i zamknięciu systemu składania wniosków będzie to już niemożliwe. 

Pamiętajcie, że nie możesz zmienić danych dotyczących przebiegu projektu, jego lokalizacji, harmonogramu czy budżetu. 

Wszystkie wnioski są oceniane przez zewnętrzne i niezależne komisje. W każdym z naborów zbieramy cztery komisje właściwe dla poszczególnych obszarów, w których można zgłaszać wnioski. W skład każdej komisji wchodzą osoby reprezentujące Wrocławski Instytut Kultury, jednostki budżetowe Gminy Wrocław, środowiska Rad Osiedli, organizacje pozarządowe i/lub realizatorów projektów z poprzednich naborów programu. W każdej komisji część jurorów/-ek jest stała, a część osób zmienia się w zależności od obszaru, w którym realizowane będą działania. 

Dla każdego naboru powoływany jest inny skład oceniających. Nazwiska jurorek i jurorów publikujemy zawsze po zamknięciu systemu skłądania wniosków.  

Praca komisji dzieli się na dwa etapy. W pierwszym z nich jury ocenia wnioski, przyznając punktację według określonych kryteriów (→ patrz niżej). Od punktacji przyznanej przez wszystkich odejmujemy najwyższą i najniższą notę.   

W etapie drugim komisja poddaje ponownej ocenie i dyskusji 50% najlepiej ocenionych wcześniej wniosków. W trakcie obrad projekty zostają poddane ponownej ocenie, jurorzy i jurorki przyznają im punkty od 0–10, a najwyżej ocenione projekty zostają poddane negocjacji. 

Kryteria, które będą brane pod uwagę, to:  

• Temat i uzasadnienie (maks. 25 punktów) – pamiętajcie, żeby jasno i zwięźle opisać swoją inicjatywę. Jakie są jej założenia, jaki jest jej cel? Postarajcie się tak sformułować koncepcję swojego projektu, aby była jasna i spójna z proponowanymi przez Was działaniami. Napiszcie do jakiej grupy odbiorców kierujesz swój pomysł.
  Pomyśl, czy Wasza inicjatywa odpowiada na potrzeby danej społeczności. Ważne jest również, czy zaproponowany temat ma uzasadnienie w wiedzy lub doświadczeniu Waszym lub osób, z którymi działasz oraz czy jest dla Was rozwijający.  
• Dopasowanie form, metod i narzędzi do tematu oraz grupy odbiorców (maksymalnie 25 punktów w naborze I oraz III, maks. 20 punktów w naborze II) – zastanówcie się, w jaki sposób i jakimi metodami możesz osiągnąć zamierzony cel. Zastanówcie się, czy to, co proponujecie, pomoże w tworzeniu i pogłębianiu więzi społecznych oraz rozwijaniu umiejętności związanych z aktywnym wpływem na rzecz lokalnej społeczności oraz otoczenia, w którym chcesz działać.
  Ważne jest, żeby dobrze zaplanować swoje działania w czasie i jak najlepiej wykorzystać miejsce, w którym się one odbędą. Nie zapomnijcie o działaniach promocyjnych, aby informacja o Waszym pomyśle dotarła do wybranej przez Was grupy, a także żeby dowiedziały się o niej inne organizacje, które w przyszłości mogą wesprzeć Wasze działania.  
• Zaangażowanie mieszkańców i mieszkanek Wrocławia (maks. 15 punktów) – Wasz pomysł zostanie lepiej oceniony, jeśli w proces jego realizacji zaangażujesz mieszkańców i mieszkanki miasta w sposób aktywny. Dobrze, jeśli planując swoją inicjatywę, pomyślicie o zaproszeniu do niej często pomijane grupy np. zróżnicowanych pod względem narodowości, wyznań czy wieku (od najmłodszych do osób starszych). Pamiętajcie również o tym, że jeżeli zaplanowaliście/-łyście realizację swojej inicjatywy na danym obszarze (np. Psie Pole), to większość działań w ramach projektu powinna się odbyć właśnie w tym miejscu.  
• Potencjał rozwojowy i upowszechnianie (maks. 15 punktów) – pomyślcie, jak możecie podzielić się efektem swojego projektu z szerszą grupą odbiorców. Zastanówcie się, jak możecie przekazać zdobytą wiedzę i doświadczenie osobom potencjalnie zainteresowanym podjęciem podobnych działań. Czy w Waszej okolicy nie ma wydarzenia o podobnym charakterze? Czy Wasza inicjatywa wzbogaci działania kulturalne w Waszym sąsiedztwie? W jaki sposób to osiągniecie?  
• Uzasadnione koszty realizacji (maks. 10 punktów) – pamiętajcie, żeby zaplanować zakup towarów, usług adekwatnie do swojego pomysłu. Budżet projektu powinien mieć odzwierciedlenie w rzeczywistości – skalkulujcie go dokładnie i zastanówcie się, czy wszystkie koszty są uzasadnione pod względem charakteru projektu, liczby uczestników i uczestniczek oraz czasu trwania działań.  
• Wkład własny wnioskodawcy lub wnioskodawczyni (maks. 5 punktów) – Wasz pomysł otrzyma więcej punktów, jeśli zaangażujesz się w projekt poprzez swoją pracę, udostępnienie sprzętu albo przestrzeni (Waszej lub Waszego partnera). Nie zapomnijcie też o zaangażowaniu zaprzyjaźnionych Wam wolontariuszy/-ek.  
• Wykorzystanie infrastruktury powstałej w ramach Wrocławskiego Budżetu Obywatelskiego (maksymalnie 5 punktów w naborze I i III, maks. 10 punktów w naborze II) – możecie otrzymać dodatkowe punkty, jeśli Wasz pomysł zakłada wykorzystanie infrastruktury powstałej w ramach WBO od 2014 roku. Zastanówcie się, czy możecie zrealizować planowane działania, wykorzystując miejsce lub miejsca z w/w infrastruktury, uzupełniając ich funkcję o program animacyjny czy społeczny. Pamiętajcie, że takie działania powinny być dopasowane do charakteru wybranego miejsca i odpowiadać jego przeznaczeniu.  

Jeśli jesteście w stanie to oszacować, wpiszcie ją we wniosku, ale nie jest to konieczne. Jeśli planujecie warsztaty i wiecie, że liczba uczestników/-czek nie będzie w nim duża, możecie taką informację zawrzeć wraz z uzasadnieniem; ważne jest też, żebyście określili/-ły, jak zamierzacie do nich trafić i jak chcecie przeprowadzić rekrutację. 

Planując działania, nie koncentrujcie się na już istniejącej i zamkniętej grupie, np. uczniach konkretnej klasy, seniorach spotykających się w konkretnym Klubie Seniora, członkach konkretnego stowarzyszenia itd. Cechą wydarzeń organizowanych w ramach projektów mikrograntowych jest ich otwarta formuła. 

Od kilku lat we Wrocławiu istnieje Wrocławski Budżet Obywatelski, w ramach którego mieszkanki i mieszkańcy mogą zgłaszać do realizacji projekty inwestycyjne. Planując swój projekt, możecie wykorzystać powstałą w ramach WBO infrastrukturę, np. organizując na jej terenie lub z jej wykorzystaniem jedno z wydarzeń, a nawet koncentrując wokół niej cały program działań.

Pamiętajcie, że punkty za wykorzystanie WBO dostaniecie tylko wtedy, kiedy jest ono uzasadnione w merytorycznej części projektu. Przykładowo, jeśli planujecie warsztaty fotograficzne dla mieszkańców i mieszkanek i piszecie, że jednym z fotografowanych miejsc będzie infrastruktura WBO, komisja może nie przyznać Wam punktów.   

Przygotowałyśmy też mapę (dostępną TUTAJ), na której znajdziecie specjalnie przez nas stworzoną i wyselekcjonowaną listę projektów zrealizowanych w ramach WBO – sprawdźcie, jakie inwestycje zostały zrealizowane na obszarze, jaki wybraliście/-łyście dla swojego projektu i pomyślcie o tym, w jaki sposób je wykorzystać.  

Listę rankingową inicjatyw, które po dwóch etapach oceny komisji przeszły do etapu negocjacji, opublikujemy na naszej stronie w ciągu maksymalnie 4 tygodni od dnia zakończenia naboru wniosków. Datę ogłoszenia wyników danego naboru znajdziecie w aktualnie obowiązującym regulaminie oraz na naszej stronie internetowej. 

Gratulacje! Jeśli Wasza inicjatywa okazała się jedną ze zwycięskich, zostaniecie zaproszeni/-one do negocjacji. Na tym etapie spotkacie się z zespołem Mikrograntów, żeby porozmawiać o swoim projekcie, ustalić możliwości jego realizacji, doprecyzować harmonogram i budżet swojej inicjatywy, omówić zasady współpracy etc.  

Pamiętajcie o wszystkich dokumentach niezbędnych do wzięcia udziału w tym etapie! Jeśli złożyliście/-łyście wniosek wraz z grupą nieformalną, niezbędne na negocjacjach będzie pełnomocnictwo podpisane przez wszystkich członków/-inie grupy.  

Przygotujcie też koniecznie szkic pliku z budżetem i harmonogramem, który otrzymacie mailem od koordynatorek programu. Przed spotkaniem zapoznajcie się raz jeszcze z treścią Regulaminu oraz pomocniczymi infografikami, które znajdziecie na stronie www.instytutkultury.pl/mikrogranty.  

Jako Wrocławski Instytut Kultury współorganizujemy Wasz projekt, co oznacza, że wspólnie pracujemy nad jego pomyślnym przeprowadzeniem – pomagamy w administracji, księgowości, logistyce i promocji, wspólnie staramy się o zgody i pozwolenia, ale też wymagamy od koordynatora czy koordynatorki terminowości i wywiązywania się ze zobowiązań, które ustalamy na początku współpracy. Za każdym razem wygląda ona nieco inaczej, w zależności od typu projektu, zaplanowanych w nim działań oraz Waszym oczekiwań i umiejętności. Jesteśmy z Wami w stałym kontakcie i gdy tylko pojawiają się nowe pomysły czy trudności, czekamy na znak od Was, by dobrze wspólnie przygotować się do ich rozwiązania czy wdrożenia.  

Szczegółowe oceny komisji będą dostępne na Waszym koncie, które zakładacie w naszym systemie podczas składania projektu. Jeśli macie pytania lub wątpliwości, możesz oczywiście odezwać się do nas pisząc na adres mikrogranty@instytutkultury.pl.  

Jako że Wrocławski Instytut Kultury jest instytucją publiczną jesteśmy zobowiązani do szczegółowego rozliczania się z przekazanych nam środków i tego samego musimy oczekiwać od naszych partnerów, czyli – w przypadku współorganizacji projektu mikrograntowego – od Was. Jeśli konkretne zapisy w umowie są niezrozumiałe lub budzą Wasze wątpliwości, zwróćcie się z pytaniem bezpośrednio do nas – telefonicznie lub mailowo (mikrogranty@instytutkultury.pl). 

Prawa do Waszego projektu pozostają przy Was. Możecie z niego swobodnie korzystać oraz w przyszłości realizować go pod zmodyfikowaną nazwą z dowolnym partnerem/–ami. Pamiętaj jednak, że materiały które powstały w ramach projektu (broszury, ziny, podcasty, filmy irp.) nie mogą być udostępniane odpłatnie w ramach Waszych kolejnych działań. Pomiędzy udzieleniem licencji a wyzbyciem się praw jest taka różnica, jak pomiędzy zawarciem umowy sprzedaży (przekazanie praw) a umowy najmu (udzielenie licencji). My mamy prawo do korzystania z Waszego projektu, ale tylko w zakresie niezbędnym do jego realizacji, jak również archiwizacji, dokumentacji, informacji czy promocji. Licencja jest nam niezbędna do mówienia o Waszym działaniu oraz chwalenia się nim po jego zakończeniu. Dzięki niej możemy też np. korzystać z jego fragmentów, łączyć je z innymi dziełami lub dokonywać tłumaczeń.  

Na etapie negocjacji będziemy potrzebować zaktualizowanego harmonogramu i budżetu Waszego projektu – być może coś się zmieniło od kiedy zgłosiliście/-łyście swoją inicjatywę.   

Wyślemy Wam specjalną instrukcję jak przygotować dla nas ten plik. Wzór tabelki harmonogramu i budżetu projektu (z podpowiedziami jak ja uzupełnić) znajdziesz TUTAJ  

W rubryce „DZIAŁANIE” wpiszcie główne składowe swojego projektu, np. „przygotowanie wydarzenia”, „przeprowadzenie wydarzenia”, „promocja projektu”. W rubryce „ZADANIE” wpiszcie pomniejsze czynności, które składają się na „większe działanie”, np. kolportaż plakatów, pozyskanie partnerów, zakup materiałów. W rubrykach „KOSZTY” zaznaczcie, kto zapewnia dane działanie (kto pokrywa koszty, kto zapewnia kontrahenta lub materiały). Do wyboru macie siebie albo nas (w przypadku, gdy to Wrocławski Instytut Kultury płaci za zakupy lub opłaca wynagrodzenia czy usługi).   

Jeśli macie wątpliwości, czy dobrze wypełniliście/-łyście harmonogram – nie wahajcie się i napiszcie do nas przed spotkaniem, zapoznajcie się też z instrukcją, którą wysłałyśmy Wam w mailu po ogłoszeniu wyników.  

Nie przekazujemy całości środków na konto osoby realizującej z nami projekt. 

Część budżetu, którą przeznaczysz na pokrycie zakupu niezbędnych materiałów, poczęstunku czy druku materiałów promocyjnych – tak zwaną zaliczkę – otrzymacie od nas przelewem po podpisaniu umowy z nami i złożeniu wniosku na daną kwotę zaliczki. Koszty związane z wynagrodzeniami (koordynatora lub koordynatorki projektu, osób prowadzących warsztaty/spotkania, projektujących materiały graficzne czy wykonujących relację fotograficzną z wydarzeń) zostaną wypłacone na podstawie zawartej umowy.

Rama promocyjna jest swego rodzaju „znakiem jakości Mikrograntów”. Dzięki charakterystycznemu logotypowi naszej instytucji oraz partnerów na pierwszy rzut oka można rozpoznać, że ze sobą współpracujemy.  

Poprawną ramę graficzną i zasady jej użycia wysyłamy mailowo po negocjacjach.   

Grafiki promujące projekt (np. logo, ulotki, plakaty, materiały na FB) możecie projektować sami/-e (jeśli macie takie umiejętności i możliwości) lub zaplanować w swoim budżecie wynagrodzenie dla grafika/-czki, który wykona dla Was takie projekty. Jeśli znacie kogoś, komu chcesz zlecić takie zadanie, to możecie nawiązać współpracę z taką osobą – my zajmiemy się podpisaniem umowy (najczęściej o dzieło). Jeśli nie macie żadnych pomysłów na osobę zajmującą się grafiką, to możemy Wam polecić kilka osób, z którymi mamy doświadczenie współpracy. Pamiętajcie, że planując materiały graficzne, warto ująć w budżecie zarówno pracę grafika, jak i koszt wydruku materiałów – plakatów, ulotek czy broszur.  

Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć posługując się przykładem: jeśli chcecie wyświetlić film w ramach kina sąsiedzkiego lub wystawić spektakl w podwórku na podstawie cudzego tekstu, zgodnie z polskim prawem musicie opłacić wszystkie niezbędne licencje oraz uzyskać zgody od ich twórców lub twórczyń.  

Podobnie jest w przypadku wykorzystania cudzych dzieł w Waszym mikrograntowym projekcie. W przypadku publicznego odtwarzania musicie również zatroszczyć się o ZAiKS.  

Jeśli nie wiecie, od czego zacząć i jak to zorganizować – nie przejmujcie się. Pomożemy Wam zadbać o niezbędne dokumenty i dotrzeć do odpowiednich instytucji.   

Wszystkie wydatki poniesione z zaliczki lub zlecone nam do opłacenia w ramach budżetu Waszrgo projektu (np. druk plakatów, ulotek, broszur, koszt zakupu niezbędnych materiałów czy poczęstunku) muszą zostać zrealizowane na podstawie faktur (lub paragonów z NIP) z danymi Wrocławskiego Instytutu Kultury. Na koniec projektu, przedstawiacie wszystkie wydatki oraz oryginały dokumentów koordynatorce projektu. Ewentualną resztę z zaliczki zwracacie do naszego budżetu.

Sprawozdanie wraz z załącznikami trzeba dostarczyć do zespołu Mikrograntów, najpóźniej dwa tygodnie po zakończeniu wydarzeń w ramach Waszego projektu. Wzór sprawozdania składa się z kilku pytań dotyczących projektu.  

Chcemy dowiedzieć się, czy jesteście zadowoleni/-one ze swoich działań, jakie macie rekomendacje na przyszłość i co Waszym zdaniem wymaga usprawnienia w działaniu samego programu. Wasze uwagi wykorzystujemy, żeby pomóc kolejnym uczestnikom Mikrograntów oraz ulepszyć sam program, obowiązujące w nim zasady i tryb działania zespołu.  

Prowadzimy na naszej stronie archiwum projektów, do którego tworzenia przydadzą nam się Wasze poprojektowe dokumenty. Wzór sprawozdania znajdziesz na końcu umowy, którą z Wami podpiszemy.  

Trafiają one zazwyczaj do tzw. „inwentarza Mikrograntów” i są przez nas przechowywane. Dzięki temu osoby realizujące projekty w ramach kolejnych naborów mogą je wykorzystać, nie przeznaczając na nie dodatkowych kosztów.  

W przypadku zakwalifikowania Waszego projektu do Mikrograntów też możesz skorzystać z naszego „inwentarzowego wyposażenia”, co pozwoli Wam oszczędzić środki w swoim budżecie i przeznaczyć je na inne cele. Możecie również zwracać się do nas z prośbą o wypożyczenie zakupionych przez Was sprzętów już po zakończeniu naszego wspólnego działania.  

Jeśli w ramach swojego projektu wytwarzacie elementy, które mają służyć mieszkańcom i mieszkankom dłużej niż czas trwania projektu oraz wymagają konserwacji i opieki (np. siedziska na osiedlu, mural na ścianie), jako współorganizator i partner, ale przede wszystkim inicjator działania będziecie odpowiedzialni/-e za przechowanie ich lub dbanie o ich stan.  

Tak. Ważne jest jednak, że projekt, który realizujesz razem z nami, nie może być jednocześnie wspierany ze środków Urzędu Miejskiego, w tym ze środków przeznaczonych na budżet Mikrograntów NGO. (patrz pytanie o dodatkowe środki w sekcji „aplikuję”)